Salah satu boss saya pernah bilang,

“file mu dibuat yang rapih ya, karena itu bagus untuk semua orang, dan terutama untuk kamu juga, misalnya kamu nanti tidak disini entah cuti atau pindah atau lainnya, jadi kami enggak ganggu kamu, dan project kita bisa jalan terus.”

Mungkin kesannya kayak kamu itu bisa digantiin kapan saja, tapi sarannya masuk akal, apalagi ketika bekerja sama dengan tim yang tersebar di berbagai tempat, dengan file yang rapi akan sangat membantu anggota tim untuk bisa menemukan file dengan cepat. Misalkan saya punya project pengembangan sebuah web desain tentang menyelam dengan tim yang tersebar di bali-jakarta-singapore. dengan disiplin setiap orang untuk merapikan filenya, saya tak perlu diganggu lagi jika mereka mencari file desain yg sudah saya buat, sayapun bisa membuat desain yang sesuai dengan yang tim programmer inginkan karena dengan mudah menemukan template dan mungkin copywritingnya.

Ada beberapa tools/aplikasi/website yang saya gunakan untuk bekerja dengan tim baik yang dalam satu kantor maupun terpisah.

Whatsapp

dari sekian banyak aplikasi untuk komunikasi, beberapa tim yg saya ajak kerjasama masih lebih banyak yang menggunakan Whatsapp, alasannya udah terlanjur install, terkoneksi dengan nomer telepon, jadi kalau tidak ada koneksi internet bisa langsung telepon. dan juga tersedia untuk berbagai macam platform dan bisa digunakan pada ponsel atau komputer. kekurangan whatsapp tidak ada kategori khusus untuk grup, jadi kalau banyak chat pribadi, grup bisa terdorong jauh ke bawah. manajemen filenya pun masih berantakan, semua foto yang terkirim dalam grup menjadi satu folder, kalau mau cari foto yang lama jadi agak susah.

Gmail

tools yang kuno, tapi cukup efektif, apalagi sekarang gmail sudah memiliki banyak fitur, seperti Keep – untuk menulis catatan, Task – membuat daftar to do list, dan tentu saja yang paling powerfull: Google Drive. dengan kapasitas gratis 15 GB, untuk tim yang bermain di grafis sudah lebih dari cukup

Trello

sebagian orang mungkin lebih senang menggunakan Asana, sebagian lain menggunakan Slack, kalau saya pribadi memilih Trello. tidak ada hal yang krusial, cuma masalah sudah kebiasaan dan yang lain juga sudah terbiasa menggunakan tools ini. prinsipnya adalah papan untuk daftar perkerjaan yang mesti dilakukan, siapa saja yg terlibat, ada checklist dengan auto progress kalau kita centang checklistnya, bisa upload desain/file word sebagai bahan diskusi sebelum final file diapprove. dan dengan menggunakan Trello (atau kawan-kawannya) semua anggota tim bisa saling memantau pogress rekan satu timnya sehingga tidak saling bertanya-tanya. begitu juga dengan pimpinan project bisa langsung memantau atau merevisi atau menentukan langkah selanjutnya dengan tepat.

kurang lebih begitulah peralatan kerja saya. dengan tools tersebut, komunikasi jadi lebih efektif. rapat hanya dilaksanakan seminggu sekali, atau bahkan 3 bulan sekali. tergantung deadline project tersebut.

kalau kalian ada tips lainnya?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *